Для того, что у вас, как у собственника, было полное представление о том, что реально происходит в вашей компании, вам нужен бухгалтерский учет. Это его главная и основная задача.
Для того, чтобы бухгалтерский учет отразил реальное положение дел, необходимо, чтобы у бухгалтера была полная информация о всех сделках и транзакциях.
Какая информация от вас ежемесячно нужна бухгалтеру для работы?
Ежемесячно мы присылаем клиентам подробное напоминание о том, какие документы нам нужны для работы.
Перечень необходимых документов
Для бухгалтера нужно, чтобы вы загружали ежемесячно следующие документы в Nola Accounting:
- Банковские выписки
- Расходные документы
Почему в перечне нет инвойсов на продажу?
Про продажи мы напишем подробно в самом конце этой статьи.
Теперь рассмотрим каждый тип необходимого для работы бухгалтера документа отдельно.
Банковские выписки
Банковская выписка — это документ, выданный вашим банком, отражающий операции за определенный период по конкретному расчетному счету вашей компании, имеющий информацию о начальном и конечном состоянии банковского счета (т. н. начальное и конечное сальдо).
Какие выписки нам нужны?
Нам нужны ежемесячно все банковские выписки по всем расчетным счетам вашей компании в банках и платежных системах. NB! Даже если движения денег по этим счетам не было.
Как сделать, чтобы бухгалтер сам выгружал выписки?
Вы можете открыть нам право просмотра выписки и тогда мы сами будем выгружать необходимые нам для работы выписки.
Инструкции как открывать право просмотра к различным банкам находятся здесь.
Но не со всеми банками это возможно осуществить. На данный момент право просмотра возможно открыть нам только в следующих банках или платежных системах:
- LHV
- Swedbank
- SEB
- Wise
- PaySera
- Stripe
В каком формате нужна выписка и почему?
Если вы не открыли нам доступ к просмотру выписки или такая возможность по какой-либо причине отсутствует, то вам нужно ежемесячно выгружать выписки:
- в xml и pdf, если у вас эстонский банк,
- в csv и pdf, если у вас Wise, Eurowallet, Revolut, PaySera или другая платёжная система
PDF формат нам необходим, чтобы сверить начальное и конечное сальдо выписки.
CSV и XML форматы необходимы, что мы могли загрузить выписку в бухгалтерскую программу и обработать ее согласно нашим алгоритмам.
Раньше выписку бухгалтеры обрабатывали вручную только на основе PDF файла, но это чревато ошибками, поскольку требует огромной внимательности при вводе. Сейчас технологии позволяют делать это в автоматическом режиме с дополнительным человеческим контролем, что в разы снижает риск возможных ошибок.
Новый банковский счет
Если вы открыли для своей компании новый счет, обязательно сообщите нам об этом через Nola Accounting. Даже если вы не собираетесь его активно использовать. Даже одна транзакция там, например, банковская комиссия, должна быть отражена в бухгалтерском учете.
Расходные документы
Расходные документы — это расходные инвойсы, чеки, командировочные отчеты, т. е. все то, что подтверждает расход, возникший у вашей компании в процессе бизнес-деятельности.
Какие расходные документы нужно загружать нам в Nola Accounting?
Все, подтверждающие расход документы, т. е. это:
- инвойсы на покупку
- чеки
- командировочные отчеты
- отчеты подотчетных лиц
В каком формате нужны эти документы?
Все инвойсы на покупку и чеки нужны в PDF, JPEG или JPG формате.
Командировочные отчеты и отчеты подотчетных лиц нужны или с электронной подписью в формате ASICE или BDOC, или с обычной подписью в PDF формате.
Почему нужно ежемесячно присылать расходные документы?
С точки зрения правил бухгалтерского учета и законодательства Эстонии признавать расходы только на основе банковских платежей нельзя, поскольку они не отражают экономическую суть операции, а только говорят о том, что такого-то числа определенная сумма денег ушла с вашего банковского счета на банковский счет другой компании.
Помимо этого расходные документы связаны с налоговым учетом, т. е. они отражаются бухгалтером в налоговой декларации. Если вы загружаете документ позже, возникнет необходимость изменить налоговую декларацию, что повлечет за собой дополнительную работу бухгалтера и в результате возникновение дополнительного расхода для вас.
Продажи
Если у вас классический бизнес по оказанию услуг или продажи товаров, то вы не должны загружать нам инвойсы на продажу отдельно, поскольку вам нужно делать инвойсы своим клиентам прямо в Nola Accounting. Для этой цели мы разработали новый поэтапный процесс генерирования инвойсов. По отзывам наших клиентов, начав использовать наш генератор инвойсов, они больше не хотят возвращаться к составлению инвойсов в других программах.
Кому нужно вводить счета на продажу в Nola Accounting?
Счета на продажу нужно вводить всем клиентам, которые делают инвойсы своим клиентам вручную.
Пример
Вы фрилансер, оказываете услуги по веб-дизайну. После того как вы получите заказ от своего клиента, вы формировали ему инвойс в любом генераторе инвойсов или в Excel, Word. Теперь вы подключились к нашему бухгалтерскому тарифу и вам больше не нужно использовать сторонние приложения. Вам нужно создавать инвойс вашему клиенту прямо в Nola Accounting.
Почему мне нужно вводить счета на продажу в Nola Accounting?
Вам нужно вводить счета на продажу в Nola Accounting, поскольку тогда, во-первых, вам не нужно будет заниматься двойной работой по вводу уже созданных инвойсов в нашу систему, а, во-вторых, вы будете получать бухгалтерские услуги по выгодной стоимости, поскольку любая дополнительная работа увеличивает стоимость обслуживания (бухгалтерские услуги не являются каким-то исключением, у нас точно такие же принципы формирования стоимости услуги как и у вас).
Инструкция как это сделать находится здесь.
Кому не нужно вводить инвойсы на продажу в Nola Accounting?
1) Если вы формируете инвойсы на продажу при помощи программы и вашими основными клиентами являются физические лица, то вам вводить счета на продажу в Nola Accounting не нужно. Сюда относится любая CRM система, Shopify, Woocommerce и прочие CMS системы для интернет-магазинов. Вам необходимо загружать нам ежемесячно только общий отчет о продажах. Подробнее про то, как это делается, вам напишет главный бухгалтер нашего сервиса.
Пример
- Интернет-магазин на Shopify, Woocommerce, Magento или с любой другой CMS системой
- Сайт с интеграцией с любой CRM системой (ZOHO, amoCRM, SalesForce, Pipedrive)
2) Если для продаж вы используете кассовый аппарат или банковский терминал и ваши основными покупателями являются физические лица, то вводить каждый инвойс на продажу в Nola Accounting вам не нужно. Присылайте нам ежемесячно только отчет о продажах, которые прошли по кассе и терминалу. Подробнее про то, как это делается, вам напишет главный бухгалтер нашего сервиса.
Пример
- Розничный магазин
- Кафе, ресторан
- Такси
3) Если все продажи у вас поступают от технологической платформы, то вам также не нужно генерировать инвойсы на продажу в Nola Accounting. В этом случае просто загружайте нам отчеты о продажах в Nola Accounting, которые обязательно позволяют выгружать такие платформы.
Пример
- курьер-партнер Wolt, Bolt, Fudy
- ресторан-партнер Wolt, Bolt, Fudy
4) Если вы торгуете на любом маркетплэйсе, то вводить инвойсы в Nola Accounting вам не нужно. Подробнее про то, как учитываются продажи, вам напишет главный бухгалтер нашего сервиса.
Пример
- торговец на Amazon,
- торговец на Ebay, Etsy и прочих маркетплэйсах