Использование легкового автомобиля компанией - AMS Group

Использование легкового автомобиля компанией

car for company

Как правило существует два основных варианта использования легкового автомобиля для нужд компании:

  1. Компания является собственником легкового автомобиля или автомобиль находится в лизинге.
  2. Личный автомобиль сотрудника, члена правления или собственника компании используется для рабочих целей.

Рассмотрим эти ситуации подробнее.

1. Когда фирма владеет легковым автомобилем (собственность, лизинг)

Когда компания владеет легковым автомобилем, у неё может быть два типа использования автомобиля:

  • 100% использование для коммерческих нужд, которое означает, что все поездки на данном автомобиле носят только рабочий характер.
  • Смешанное использование, которое означает, что совершаются и поездки, не связанные с коммерческими нуждами.

100% использование легкового автомобиля для коммерческих нужд

Условия для 100% возмещения налога с оборота с расходов, связанных с автомобилем:

  • автомобиль содержится на стоянке работодателя после рабочего дня
  • автомобиль отслеживается с помощью дневника поездок GPS (соблюдается обязательство доказательства)
  • в регистре транспортного департамента сделана соответствующая отметка о том, что на данном транспорте не производится личных поездок.

В этом случае нет ситуации спецльгот и НДС подлежит полному возмещению.

При изменении вида пользования (например, автомобиль использовался только в целях предпринимательства, стал использоваться и в личных целях) необходимо подать ходатайство об изменении отметки в регистре дорожного движения. Если отметки об отсутствии личного пользования в регистре нет, то фирма должна платить налоги с специальной льготы.

Смешанное использование легкового автомобиля

В случае, если служебный автомобиль всё же может использоваться для частных поездок, в любом случае возникает спецльгота, расчет которой производится исходя из киловатт. Это означает, что получение блага не зависит от того, сколько километров вы проезжаете на служебном автомобиле, а образуется в зависимости от мощности автомобиля. По закону цена специальной льготы на новый легковой автомобиль составляет 1,96 евро за кВт в месяц, а на легковой автомобиль старше 5 лет — 1,47 евро за кВт в месяц. Подчеркнем еще раз, что это относится к легковым автомобилям.

Правило «двух лет»

Есть правило «двух лет», которое возникает при покупке автомобиля фирмой. Если автомобиль приобретен только для коммерческого использования и это соблюдается в течение двух лет с момента покупки и может быть подтверждено, то компания может принять к вычету входной НДС в размере 100%. Если же имеет место возникновение хотя бы одной частной поездки в течение двух лет с момента покупки, право на вычет входящего НДС автоматически снижается до 50%, как при покупке автомобиля, так и при эксплуатационных расходах. Это означает, что входящий НДС и НДС с эксплуатационных расходов, учтенный во время покупки легкового автомобиля, должен быть уменьшен либо в декларации по НДС за месяц, в котором он был продекларирован, либо в январской декларации следующего года (и будет начислен интресс). Всё это независимо от пропорции использования данного автомобиля в коммерческих и личных целях на протяжении всех двух лет.

2. Использование личного легкового автомобиля для деловых поездок

Если возникает необходимость использования легкового автомобиля для коммерческих нужд, его не обязательно покупать. Можно воспользоваться личным автомобилем работника, члена правления или владельца, если они согласны. За использование личного легкового автомобиля можно выплачивать компенсацию. 

Какой личный автомобиль можно использовать для нужд компании?

За использование личного легкового автомобиля можно выплачивать компенсацию. Легковым автомобилем считается транспортное средство с категорией M1. Автомобиль может быть в собственности человека, получающего компенсацию и может быть в пользовании, которое зафиксировано доверенностью или записью в техпаспорте.

Какие документы необходимы?

Документы, необходимые для компенсации за использование личного транспортного средства:

  1. Письменное решение, приказ или распоряжение, в котором указывается: имя и фамилия лица, получающего компенсацию; размер компенсации; дата поездки или период, в котором были поездки, за которые возмещаются затраты. Решение может быть оформлено и на более длительный период, чем месяц.
  2. Копия документа, подтверждающего право пользования легковым автомобилем.
  3. Дневник поездок, в котором указано: имя и фамилия лица, использующего легковой автомобиль;  государственный регистрационный знак легкового автомобиля; начальный и конечный показатель одометра легкового автомобиля по каждой рабочей  поездке; дата и цель каждой  рабочей поездки.

Предоставлять инвойсы или чеки для данной компенсации не нужно.

Дневник поездок может  быть в бумажном или электронном виде. Компенсации, выплаченные без ведения учета, приравниваются к выплате заработной платы, то есть декларируются и облагаются налогами, как зарплата.

Размер возможной компенсации

Размер компенсации без дополнительных налогов составляет 0,30 евро за один километр рабочей поездки, но не более 335 евро за календарный месяц одному получающему компенсацию физическому лицу.

Сумма компенсации (в размере, не облагаемом налогом) декларируется в INF14  к 1 февраля года, следующего за отчетным. В декларации указываются физические лица- получатели компенсации и каждый автомобиль.

Порядок выплаты компенсации не регламентируется, таким образом, получающему компенсацию физическому лицу может быть выплачена одна сумма по итогам всего года. Если возмещаются другие расходы на автомобиль, такие как топливо или ремонт автомобиля, их стоимость также входит в ежемесячную норму 335 евро. 

Помимо компенсации за использование личного транспорта, владельцу автомобиля  может быть компенсирована оплата парковки автомобиля без необходимости вести дневник поездок. Для этого нужны расходные документы и обоснование (заявление). Эта сумма компенсации не входит в ежемесячную норму 335 евро.

ru_RURU