После того, как вы зарегистрировали сотрудника в Nola Accounting и вы сами или наш бухгалтер внес запись об этом в трудовой регистр Эстонии, важно правильно организовать процесс выплаты зарплаты и уплаты налогов, чтобы избежать ошибок и штрафов. Разберем пошагово, как это сделать.
1. Расчет зарплаты для выплаты
После того как сотрудники были зарегистрированы в трудовом регистре, вам необходимо рассчитать зарплату для выплаты.
Если трудовой договор начинается не с первого числа месяца, то первая зарплата сотрудника будет рассчитана только за фактически отработанные дни и, соответственно, будет неполной. Первая выплата должна быть произведена не позднее даты, указанной в трудовом договоре.
Обратите внимание, что в договоре зарплаты указываются в брутто, а не нетто. То есть если зарплата сотрудника по договору составляет 1000 евро брутто, то выплатить сотруднику нужно не 1000 евро, а меньше. Чтобы понять, какую сумму выплачивать, нужно или воспользоваться любым калькулятором расчета зарплат в Эстонии (этот вариант можно использовать, если вы хотя бы несколько раз ранее сталкивались с расчетом зарплат), или же обратиться в нашу службу поддержки, и мы поможем вам рассчитать нетто-сумму зарплаты (для этого напишите нам на support@amsgroup.ee).
Как правило первая зарплата выплачивается в следующем месяце. Например, если трудовой договор начинает действовать с 10.02.2025, то первую зарплату вы выплатите в марте 2025.
Важно! Зарплату и выплаты членам правления всегда перечисляйте с корпоративного счета.
Если вы хотите, чтобы мы каждый месяц присылали вам расчет зарплат по сотрудникам к выплате, то вам нужно сообщить нам об этом отдельно, написав в службу поддержки. В этом случае вам нужно будет ежемесячно предоставлять нам данные в виде эксель-таблицы, которая будет содержать количество отработанных сотрудниками часов за месяц и другую необходимую информацию. Расчет зарплат при участии бухгалтерии — это всегда взаимное сотрудничество человека, который занимается в вашей компании, составлением рабочих графиков и отпусков, и главным бухгалтером с нашей стороны.
Важные нюансы при выплате зарплаты
- Если вы не выплатили по какой-либо причине зарплату сотруднику, работающему по трудовому договору, то все равно нужно будет заплатить минимальный социальный налог, несмотря на отсутствие выплаты.
- В одном календарном месяце сотрудник должен получить одну зарплату. Если вы решите выплатить ему следующую зарплату в этом же календарном месяце, сумма налогов удвоится. Налоги в Эстонии всегда начисляются с фактической выплаты.
2. Уплата налогов
Налоги уплачиваются в следующем месяце после выплаты зарплаты.
До 10-го числа следующего месяца после выплаты мы:
✔️ Подготавливаем и подаем налоговую декларацию в Налоговый департамент (Maksu- ja Tolliamet).
✔️ Сообщаем вам сумму налогов к уплате в письме, которое содержит информацию о том, как оплатить налоги.
Как проще всего оплатить налоги?
- Зайдите в личный кабинет Налогового департамента.
- Найдите сумму налога, указанную в системе.
- Нажмите кнопку «Оплатить» и проведите платеж.
Важно! Налоги всегда оплачиваются со счета компании, а не с личного счета.
3. Повторение процесса каждый месяц
Этот процесс повторяется ежемесячно:
1️⃣ Если вы выбрали опцию ежемесячного расчета зарплат, то до 10-го числа каждого месяца мы будем присылать вам суммы выплат по вашим сотрудникам.
2️⃣ Выплачиваете зарплаты себе и сотрудникам.
3️⃣ До 10-го числа месяца, идущего после фактической выплаты зарплаты – получаете от нас расчет налогов и оплачиваете их через Налоговый департамент.
Примечание: Если зарплата выплачивается в одной и той же сумме каждый месяц (например, если владелец компании является единственным сотрудником или сотрудниками являются только члены его семьи), то нет необходимости рассчитывать ее заново ежемесячно. Достаточно просто повторять платеж. Однако в конце года необходимо проверить, не изменилось ли законодательство, и уточнить, останется ли сумма неизменной в следующем году. В этом случае мы рекомендуем связаться с нами для консультации.
Что важно помнить?
✔️ Соблюдайте сроки выплат и налогов, чтобы избежать штрафов.
✔️ Всегда используйте корпоративный счет, чтобы не возникало вопросов у налоговой и путаницы в бухгалтерии.
✔️ Если у вас есть сотрудники, процесс аналогичен – сначала выплата, затем налоги.
✔️ Если зарплата фиксирована из месяца в месяц, ее можно не рассчитывать заново, но в конце года стоит проверить актуальность суммы, которую нужно выплачивать в следующем году.
Краткое резюме
После регистрации в Трудовом регистре вам нужно ежемесячно:
✅ Рассчитывать зарплату самому или получать расчетные суммы от бухгалтерии.
✅ Переводить зарплату себе и сотрудникам.
✅ Оплачивать налоги через Налоговый департамент.
Если у вас есть вопросы – наша служба поддержки всегда готова помочь!